Ledelse av kvalitetsarbeid

Kommuner og fylkeskommuner skal ha internkontroll med administrasjonens virksomhet for å sikre at lover og forskrifter følges. Kommunedirektøren i kommunen og fylkeskommunen er ansvarlig for internkontrollen.

Internkontrollen skal være systematisk og tilpasses virksomhetens størrelse, egenart, aktiviteter og risikoforhold.

Ved internkontroll etter denne paragrafen skal kommunedirektøren

a. utarbeide en beskrivelse av virksomhetens hovedoppgaver, mål og organisering

b. ha nødvendige rutiner og prosedyrer

c. avdekke og følge opp avvik og risiko for avvik

d. dokumentere internkontrollen i den formen og det omfanget som er nødvendig

e. evaluere og ved behov forbedre skriftlige prosedyrer og andre tiltak for internkontroll.

Risiko handler om sannsynlighet for at uønskede eller negative hendelser kan inntreffe. Risikovurdering er en kontinuerlig prosess og inngår som en del av barnevernstjenestens internkontroll, og handler blant annet om å

• gjøre jevnlige analyser og vurderinger av sannsynlighet for brudd på lov- og forskriftskrav
• gjøre jevnlige vurderinger av hvilke mulige konsekvenser brudd eventuelt kan få

Risikovurderingen bør ikke begrenses til kun å ta for seg sannsynlighet for lovbrudd og faglige avvik, men også forhold knyttet til virksomheten som sådan, så som stress, konflikter og arbeidsrelatert fravær.

Spørsmål til refleksjon:

Hvilke kriterier for aksept av risiko har tjenesten?

Hvilke kilder finnes for å kunne vurdere risiko i denne tjenesten?

Hva slags virkemidler finnes for å identifisere risiko fra disse kildene?

Hvordan sikre at virkemidlene brukes riktig?

Risiko handler om sannsynlighet for at uønskede eller negative hendelser kan innKommunen har overordnet ansvar for at internkontrollen er tilpasset barnevernstjenestens størrelse, egenart, aktiviteter og risikoforhold.

God informasjon til kommunen om tilstanden i barnevernstjenesten er et viktig grunnlag i vurderingen av hvordan internkontrollen og kvalitetsarbeidet som sådan i tjenesten skal innrettes. I dette arbeidet er barnevernstjenestens egne risikovurderinger sentral, og har betydning for hvilke tiltak som kommunen bør iverksette. Dette arbeidet er en kontinuerlig prosess.

Spørsmål til refleksjon:

Hvis dette er en interkommunal og samarbeidende tjeneste, hvilken betydning har denne organiseringen for kvaliteten på tjenesten?

Hvilken tematikk og kompleksitet har denne tjenestens barnevernssaker?

Hvordan vurdere risiko for avvik i lys av dette?

Hvordan redusere risikoen for avvik?

Hvilken samlet kompetanse finnes til enhver tid i tjenesten, og hvordan bruke denne for å sikre forsvarlige tjenester?

Hvordan sørge for en oversikt over hvem som kan erstatte hvem ved sykefravær?

Noe av internkontrollen og kvalitetsarbeidet handler om å håndtere risiko og sårbarheter knyttet til de menneskelige ressursene, blant annet i forbindelse med sykemeldinger eller når noen slutter.

Spørsmål til refleksjon:

• På hvilken måte påvirker sykemeldinger tjenesten?
• Hvilken kompetanse har tjenesten, og hvilken kompetanse mangler ved eventuelle sykemeldinger?
• Når noen er sykemeldt, hvordan sikres at noen med riktig kompetanse kan ta over de aktuelle oppgavene?
• Hva kan ledelsen og tjenestens som sådan lære av de som velger å slutte, uavhengig av årsak?
• På hvilken måte legger ledelsen til rette for en robust tjeneste som tåler en viss grad av turnover?

Internkontroll er et nødvendig virkemiddel i kommunens styring og utvikling av den daglige driften i barnevernstjenesten. Arbeid med internkontroll er en prosess. Det å forebygge svikt og uheldige hendelser, og lære av egne feil, er et sentralt mål med internkontrollarbeidet. Internkontroll har som formål å sikre at kommunene overholder lovkravene som stilles til barnevernstjenestens virksomhet.

God informasjon om tilstanden i barnevernstjenesten er en forutsetning for at kommunen kan ha kontroll over virksomheten, og er også et viktig grunnlag for å vurdere hvordan internkontrollen skal innrettes.

Lovpålagte rapporter gir løpende informasjon om virksomheten, og kan gi kommunen kunnskap om sårbarheter og eventuelle lovbrudd i barnevernstjenesten. Informasjonen kan gi grunnlag for å analysere risiko og iverksette aktiviteter og tiltak for å korrigere og bedre tjenesten.

Spørsmål til refleksjon:

• Hvordan kan ledelsen i denne barnevernstjenesten sikre at kvalitetsarbeidet er nyttig og tilstrekkelig?
• Hvilke faktorer og rammebetingelser er nødvendige for kvalitet i tjenesten?
• Hvordan kan ledelsen sørge for en nyttig tilstandsrapportering?

For at barnevernstjenestens ledelse skal oppfylle sitt ansvar for at tjenesten leverer forsvarlige tjenester bør det legges til rette for å:

• Bevisstgjøre kommuneledelsen om det overordnede ansvaret
• Bevisstgjøre den enkelte saksbehandler om ansvaret for forsvarlige tjenester
• Se helheten i barnevernstjenestens saksbehandling
• Sikre progresjon i alle prosesser i det faglige barnevernsarbeidet
• Samhandle godt og effektivt med interne og eksterne samarbeidspartnere
• Styre tilgjengelige ressurser best mulig

Ledelsen kvalitetssikrer forsvarligheten i enkeltsaker og i den totale tjenesteytelsen blant annet ved å følge opp de ansattes bruk av tjenestens rammeverk. Det innebærer å sikre både det faglige skjønnet og forsvarligheten i tråd med juridiske og øvrige rammer.

Spørsmål til refleksjon:

• Hvordan sikre tilstrekkelig oversikt over all saksbehandling som pågår slik at det er mulig å fange opp eventuell svikt?
• Hvordan legge til rette for nødvendig fremdrift i barnevernstjenestens oppgaver?
• Hvordan fanger ledelsen i denne tjenesten opp behov hos saksbehandlerne og gir støtte til de som trenger det?