Avslutte undersøkelser

En undersøkelse bør avsluttes når barnevernstjenesten har et forsvarlig grunnlag for å konkludere, ikke først når fristen nærmer seg. Avslutningen skal gjøre det tydelig hva som er undersøkt, hvilke opplysninger og vurderinger konklusjonen bygger på, hva barnet og foreldrene mener, og hva som skal skje videre.

God avslutning er derfor både en faglig og en rettslig oppgave. Den krever en samlet vurdering av barnets situasjon, et riktig formelt utfall, forståelig informasjon til barnet og familien, og dokumentasjon som gjør beslutningen mulig å forstå og etterprøve.

Når er en undersøkelse avsluttet?

Etter barnevernsloven § 2-5 er undersøkelsen avsluttet når barnevernstjenesten har foretatt en samlet vurdering av saken og gjort ett av følgende:

1. vedtatt å henlegge saken
2. vedtatt å henlegge saken med mulighet for ny undersøkelse etter § 2-5 tredje ledd
3. vedtatt å iverksette tiltak
4. sendt begjæring om tiltak til barneverns- og helsenemnda

Det er ikke tilstrekkelig at undersøkelsesaktivitetene er ferdige. Før saken avsluttes må opplysningene sammenstilles og vurderes opp mot det som utløste undersøkelsen, eventuelle nye tema som har kommet til underveis, barnets behov og vilkårene for videre tiltak.

Gjør en reell sluttvurdering

Start med å gå tilbake til bekymringstemaene i meldingen og undersøkelsesplanen. Beskriv hva som faktisk er undersøkt, hva som er blitt klarere, og hvilke spørsmål som fortsatt er usikre. Dersom den opprinnelige bekymringen ikke lenger er til stede, bør det fremgå hvorfor. Dersom undersøkelsen har avdekket nye forhold, må også disse inngå i den samlede vurderingen.

• Faktiske opplysninger: Hva er kjent om barnets situasjon, og hvor kommer opplysningene fra?
• Barnets perspektiv: Hva har barnet fortalt, vist eller på andre måter uttrykt om sin situasjon og om mulige løsninger?
• Foreldrenes perspektiv: Hvordan forstår foreldrene situasjonen, bekymringen og behovet for eventuell hjelp?
• Analyse: Hvordan henger opplysningene sammen, og finnes det informasjon som taler for andre forståelser enn den første hypotesen?
• Vurdering: Hva betyr situasjonen samlet for barnets behov, og er vilkårene for tiltak oppfylt?

Skill tydelig mellom opplysninger, observasjoner, tolkninger og faglige vurderinger. Uenighet mellom barnet, foreldrene, samarbeidspartnere og barnevernstjenesten bør synliggjøres der den har betydning. En god avslutning skjuler ikke motstridende informasjon, men forklarer hvordan den er vurdert.

Barnet skal forstå hva som skjer

Barnets rett til medvirkning gjelder gjennom hele saken, også når undersøkelsen skal avsluttes. Barnet skal få tilstrekkelig og tilpasset informasjon om sakens utvikling, beslutninger og vedtak som har betydning for barnet, og om hvordan barnets mening er vurdert opp mot andre hensyn. Informasjonen må tilpasses alder, modenhet, språk, kommunikasjon og den konkrete situasjonen.

Avslutningen bør ikke reduseres til et spørsmål om det er gjennomført en siste barnesamtale. Det sentrale er om barnet reelt har fått mulighet til å forstå saken og uttrykke det som er viktig. Dersom barnet ikke ønsker å medvirke, eller unntaksvis ikke har fått anledning til det, skal dette dokumenteres.

• Forklar hva barnevernstjenesten har undersøkt og hva den har kommet frem til.
• Fortell hva avgjørelsen betyr for barnets hverdag, og hva som skal skje videre.
• Gjengi barnets syn på en måte barnet kan kjenne seg igjen i, og gi barnet mulighet til å rette misforståelser.
• Forklar, så langt det er mulig, hvorfor avgjørelsen eventuelt blir annerledes enn det barnet ønsket.
• Avklar hvem barnet kan kontakte dersom noe endrer seg eller barnet trenger hjelp senere.

Sikre at faktagrunnlaget tåler en beslutning

Før vedtak eller begjæring ferdigstilles, bør barnevernstjenesten kontrollere at avgjørende opplysninger er tilstrekkelig avklart og at partene har fått reell mulighet til å komme med sitt syn der reglene om kontradiksjon krever det. Det er særlig viktig når det finnes opplysninger partene bestrider, eller når vurderingen har endret retning sent i undersøkelsen.

Reglene om dokumentinnsyn må vurderes konkret. Et unntak fra innsyn begrunnet med at innsyn kan hindre gjennomføringen av selve undersøkelsen, gjelder bare så lenge undersøkelsen pågår. Andre lovlige begrensninger kan ha andre vilkår og må vurderes særskilt.

Fire mulige utfall

1. Henleggelse

Dersom den samlede vurderingen viser at det ikke er grunnlag for tiltak etter barnevernsloven, skal saken henlegges. Avgjørelsen om å henlegge etter en undersøkelse er et enkeltvedtak. Vedtaket må derfor gjøre det mulig for barnet, foreldrene og en eventuell klageinstans å forstå hvilke opplysninger og vurderinger som førte til konklusjonen.

En henleggelse betyr ikke at barnevernstjenesten skal beskrive familien som problemfri. Det kan fortsatt finnes belastninger eller støttebehov som ikke gir grunnlag for tiltak fra barnevernet. Skill derfor mellom hva barnevernsloven gir grunnlag for og hvilken annen støtte familien eventuelt kan ha nytte av.

2. Henleggelse med mulighet for ny undersøkelse

Når saken henlegges fordi foreldrene ikke samtykker til anbefalte hjelpetiltak, kan barnevernstjenesten fastsette i vedtaket at en ny undersøkelse igangsettes innen seks måneder, dersom vilkårene for undersøkelse etter § 2-2 fortsatt er oppfylt. Dette er ikke en standardløsning hver gang foreldre takker nei til hjelp. Behovet må vurderes konkret, og foreldrene skal informeres om vedtaket og dersom ny undersøkelse faktisk åpnes.

Seks måneder er fristen for å sette i gang den planlagte nye undersøkelsen. Når en ny undersøkelse åpnes, gjelder de ordinære fristene for den undersøkelsen. Barnets alder og tidsperspektiv bør inngå i vurderingen av hvor lenge det er forsvarlig å vente.

3. Vedtak om å iverksette tiltak

Dersom undersøkelsen viser at barnet har behov for tiltak og vilkårene er oppfylt, avsluttes undersøkelsen når det er truffet vedtak om å iverksette tiltak. Ved frivillige hjelpetiltak må samtykke og frivillighet være reelt der samtykke kreves. Avklar hva tiltaket skal bidra til, hvordan barnet skal medvirke, hvem som har ansvar, og hvordan utviklingen skal følges opp og evalueres.

4. Begjæring til barneverns- og helsenemnda

Hvis barnevernstjenesten vurderer at vilkårene for tiltak som krever behandling i barneverns- og helsenemnda kan være oppfylt, avsluttes undersøkelsen når begjæringen er sendt. Saksfremlegget må bygge på et oppdatert og balansert beslutningsgrunnlag og vise hvorfor de aktuelle vilkårene vurderes oppfylt, hvordan mindre inngripende alternativer er vurdert, og hvordan barnets mening, barnets beste og familiebånd er tatt i betraktning.

Vedtaket skal vise hvordan barnevernstjenesten har tenkt

Journalen og vedtaket har ulike funksjoner. Journalen skal inneholde vesentlige faktiske opplysninger og barnevernsfaglige vurderinger som saksbehandlingen bygger på og som kan ha betydning for beslutninger og vedtak. Vedtaket skal trekke frem det som er avgjørende for utfallet og gjøre vurderingen forståelig.

Etter barnevernsloven § 12-5 skal det fremgå av vedtaket hvilke faktiske opplysninger og barnevernsfaglige vurderinger som er lagt til grunn. Det skal også fremgå hva som er barnets mening, hvilken vekt meningen er tillagt, og hvordan barnets beste og hensynet til familiebånd er vurdert.

• Beskriv de avgjørende fakta kort og presist.
• Skill faktabeskrivelsen fra den faglige analysen.
• Vis hvordan lovens vilkår er vurdert opp mot den konkrete situasjonen.
• Synliggjør barnets mening og hvilken betydning den har fått.
• Forklar hvordan barnets beste og hensynet til familiebånd er vurdert.
• Ta med klageinformasjon når avgjørelsen er et enkeltvedtak.

Frister: avslutt så snart saken er forsvarlig opplyst

Undersøkelsen skal gjennomføres snarest. Hovedfristen er tre måneder etter at fristen på én uke for gjennomgang av meldingen etter § 2-1 første ledd er utløpt. I særlige tilfeller kan undersøkelsestiden utvides til inntil seks måneder totalt.

En utvidelse krever en konkret og dokumentert begrunnelse. Særlige tilfeller kan være knyttet til behov for omfattende og tidkrevende undersøkelser som ikke lar seg gjennomføre innen tre måneder. Stor saksmengde, ferie, sykdom, at arbeidet kom sent i gang, eller at barnevernstjenesten venter på politiets arbeid, er ikke i seg selv holdbare grunner for å bruke seks måneder. Barn og foreldre skal informeres om en fristutvidelse og hvorfor den er nødvendig.

Tilbakemelding til melder etter avsluttet undersøkelse

Når meldingen kom fra en offentlig melder eller en yrkesutøver som omfattes av barnevernsloven § 13-2, skal barnevernstjenesten innen tre uker etter at undersøkelsen er avsluttet gi tilbakemelding om hvorvidt barnet og familien følges opp videre av barnevernet.

Barnevernstjenesten skal også opplyse hvordan barnet og familien følges opp dersom det er nødvendig av hensyn til melderens videre oppfølging av barnet. Bestemmelsen gir ikke en generell plikt til å forklare hvorfor en undersøkelse er henlagt. Journalfør hva som er formidlet, og vurder konkret hvilke opplysninger melderen trenger.

Hvis familien flytter før undersøkelsen er ferdig

Flytting til en annen kommune avslutter ikke i seg selv behovet for undersøkelse. Hvis familien flytter mens undersøkelsen pågår og barnevernstjenesten antar at det er behov for videre undersøkelser etter § 2-2, skal den vurdere plikten etter § 13-5 til å sende melding til barnevernstjenesten i barnets nye oppholdskommune. Kommunene bør samarbeide slik at barnet ikke blir stående unødig lenge i en samlet undersøkelsesprosess.

Avslutt kontakten tydelig og respektfullt

Barn og foreldre bør ikke oppleve at kontakten med barnevernstjenesten bare stopper. Planlegg hvordan resultatet skal formidles, også når saken henlegges. Forklar hva som er besluttet, hva som eventuelt skal følges opp videre, hvem som har ansvar, og hvordan familien kan ta kontakt dersom situasjonen endrer seg.

Når det finnes uenighet, trenger ikke avslutningssamtalen å skape enighet om barnevernstjenestens vurdering. Målet er at barnet og foreldrene får forklart sitt syn, at uenigheten blir riktig gjengitt, og at de forstår hva barnevernstjenesten har besluttet og hvilke rettigheter de har.

Sjekk før undersøkelsen avsluttes

• Er de opprinnelige og eventuelle nye bekymringstemaene oppsummert og vurdert?
• Er opplysning, observasjon, analyse og vurdering tydelig skilt?
• Er barnets medvirkning ivaretatt og dokumentert, også informasjonen barnet har fått?
• Er foreldrenes syn og vesentlig uenighet gjengitt korrekt?
• Er riktig utfall etter § 2-5 valgt, og er vilkårene vurdert konkret?
• Fremgår barnets mening, barnets beste og hensynet til familiebånd av vedtaket?
• Er frister og eventuell fristutvidelse dokumentert?
• Er nødvendig tilbakemelding til melder planlagt innen treukersfristen?
• Er videre oppfølging, overgang til tiltak eller kontaktpunkt tydelig for barnet og familien?
• Er vesentlige fakta og faglige vurderinger journalført?